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Título
Text copied to clipboard!Assistente de Controle de Documentos
Descrição
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Estamos procurando um Assistente de Controle de Documentos dedicado para apoiar nossa equipe na gestão eficiente e segura dos documentos corporativos. O candidato ideal será responsável por organizar, arquivar, atualizar e garantir a integridade dos documentos físicos e digitais da empresa, assegurando que estejam acessíveis e protegidos conforme as políticas internas e regulamentações aplicáveis. Este papel é fundamental para manter a conformidade, facilitar auditorias e otimizar o fluxo de informações dentro da organização. O Assistente de Controle de Documentos trabalhará em estreita colaboração com diversos departamentos para garantir que todos os documentos estejam corretamente classificados, armazenados e disponíveis quando necessário. Além disso, será responsável por implementar melhorias nos processos de controle documental, contribuindo para a eficiência operacional e redução de riscos associados à gestão documental.
Responsabilidades
Text copied to clipboard!- Organizar e arquivar documentos físicos e digitais de acordo com as normas da empresa.
- Atualizar registros e bancos de dados relacionados a documentos.
- Garantir a confidencialidade e segurança dos documentos armazenados.
- Auxiliar na preparação e controle de documentos para auditorias internas e externas.
- Monitorar prazos de validade e necessidade de renovação de documentos.
- Colaborar com diferentes departamentos para garantir o fluxo adequado de informações.
- Implementar melhorias nos processos de controle documental.
- Realizar cópias, digitalizações e distribuição de documentos conforme solicitado.
- Manter o sistema de arquivamento atualizado e acessível.
- Atender solicitações de documentos de forma eficiente e organizada.
Requisitos
Text copied to clipboard!- Ensino médio completo, preferencialmente com curso técnico em administração ou áreas correlatas.
- Experiência prévia em controle de documentos ou funções administrativas.
- Conhecimento em sistemas de gestão documental e ferramentas de escritório.
- Organização e atenção aos detalhes.
- Boa comunicação e habilidade para trabalhar em equipe.
- Conhecimento básico em normas de segurança da informação.
- Capacidade de lidar com informações confidenciais com discrição.
- Proatividade para identificar e sugerir melhorias nos processos.
- Habilidade para gerenciar múltiplas tarefas simultaneamente.
- Disponibilidade para aprender e se adaptar a novas tecnologias.
Perguntas potenciais de entrevista
Text copied to clipboard!- Você possui experiência com sistemas de gestão documental?
- Como você garante a organização e segurança dos documentos?
- Descreva uma situação em que você teve que lidar com documentos confidenciais.
- Como você prioriza suas tarefas em um ambiente com múltiplas demandas?
- Você tem experiência em preparar documentos para auditorias?
- Quais ferramentas de escritório você domina?
- Como você lida com prazos apertados para entrega de documentos?
- Você já implementou alguma melhoria em processos administrativos?
- Como você mantém a precisão e atualização dos registros?
- Está confortável em trabalhar com diferentes departamentos para coletar informações?
